J’ai trouvé cet article très pertinent, qu’un chef de service incendie pourrait s’en inspirer pour rendre efficient sont service incendie, et surtout changer le regard des “hommes en rouge”

Cet article est écrit par Rodolphe TEMPLE, Chef de Service Sécurité Incendie
– Secrétaire de l’association APSIGHE (Association de promotion de la sécurité dans les immeubles de grande hauteur et les établissements recevant du public)
– Ancien administrateur de l’ACSES (Association des Chargés de Sécurité en Etablissements de Soins)

Votre chef de service a t’il une vision?

En cette période trouble où les grèves de SSIAP hospitaliers se multiplient, mais pas que… on s’interroge régulièrement sur ce que font les agents des Services de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes (SSIAP) quand ils n’interviennent pas sur un feu, c’est à dire, la majeure partie du temps (et heureusement!). 
La réponse est toujours la même : soit ils “gardent” le PC, soit ils “font des rondes”…

Si bien que le quidam (et on ne lui en voudra pas) finit par se demander ce qu’ils font dans leur PC (TV? Dodo? Playstation?…) et assimile les rondes à des “balades”… Ce qui n’est pas forcément toujours faux, selon le service, le site, etc. on ne va pas se mentir…

Il y donc un problème de fond et de forme.

La FORME

Les SSIAP, peu importe le secteur d’activité, ne sont pas assez organisés et ils ne communiquent pas assez et très mal sur leur activité…

La communication tout d’abord est “non verbale”.

L’uniforme : la base de tout
Car on est VU avant d’être entendu. Un uniforme propre, bien porté, par un agent ayant l’air propre, réveillé et opérationnel (pour effectuer un sprint ou un dégagement d’urgence = oui, l’agent doit être moins “large” que grand…).

Pour que l’uniforme soit propre et bien porté, il y a quelques prérequis basiques, évidents, mais qu’il est tout de même nécessaire de rappeler, tant il est courant d’observer qu’ils ne sont pas respectés.
Tout d’abord, l’uniforme doit être personnel, et confié contre signature avec les consignes d’utilisation et d’entretien. N’oublions pas qu’il s’agit d’un EPI, et qu’en tant que tel, il est livré avec une notice constructeur, précisant les recommandations d’entretien et d’utilisation.

On rappellera que l’employeur est responsable de l’entretien des EPI du personnel. Cependant ce dernier est responsable pour sa part de la vérification de l’état général de son équipement, et de ses EPI à la hauteur de ses compétences et formations. D’où ma précision sur la méthode de mise à disposition. On ne peux évidemment pas demander à un agent d’avoir un uniforme propre et soigné, si on ne lui met pas sur site à disposition, un casier suffisamment grand et adapté pour prendre soin du matériel confié.

L’uniforme est taillé pour l’agent, et représente sa fonction et son rôle dans l’organisation.

Ce n’est pas un outil de marketing de l’enseigne qui essaiera de faire une énième “communication” de son style, de son image, au travers de cet uniforme.

Veste F1 fermée jusqu’à l’avant dernier bouton, cache col fermé
Polo réglementaire porté sous la veste, fermé jusqu’à l’avant dernier bouton
Ceinture uniforme pour tout le monde, pas de ceinture personnelle
Pantalon repassé, descend par par-dessus les rangers
Rangers propre et cirées

L’agent marche de manière dynamique, il sait où il va, son attitude ne laisse pas de doute. Il a un objectif.
Il est équipé de ses “outils” :

Ceinturon,
Porte gants, gants, lampe, polycoise,
Clés, badges, pointeur,
Pince outils,
Radio,
Gants latex, masque pour BaB,
Carnet, stylo, montre
…

Mais surtout d’une plaquette (ou d’une tablette numérique) pour effectuer ses relevés et/ou tracer les anomalies constatées. Une plaquette dans une main, un stylo dans l’autre… Cela parait peut-être bête, mais ça occupe les mains, et donc elles ne sont pas dans les poches pendant ce temps là.

Ce qu’il n’a surtout pas dans les mains, c’est : un café, son téléphone portable, une cigarette… car ce genre d’image ne renvoie pas (qu’on le veuille ou non, ce n’est pas le débat) dans l’inconscient collectif, à un agent qui fait son travail. A contrario de l’exemple visuel ci-contre.

Les transmissions : après avoir été vu, il faut être entendu

Avec sa radio l’agent communique avec le PC régulièrement, lui rendant compte de sa position et de ses constats.

Les oreilles indiscrètes doivent entendre une communication répondant aux exigences d’une transmission radio : courte, efficiente, respectant la règle de l’alternance (A vous!), de l’ouverture et de la fermeture de la communication, des indicatifs radio professionnels…

(…)

Autrement dit, pas de : “PC tu me reçois!?” “Ouai transmets Denis!”…

Peut-être comme moi, opterez-vous pour des kits d’ostéophones, permettant d’éviter des transmissions bruyantes dans des endroits (services de soins…) qui nécessitent un peu de quiétude.

L’exemplarité du SSIAP : donneur de leçons mais pas payeur?

Principe d’exemplarité oblige, les agents du service doivent respecter toutes les règles : fumer uniquement dans les espaces autorisés, ne pas se stationner sur des emplacements non autorisés aux autres, ne pas prendre les ascenseurs (sauf en IGH ou si effectifs suffisants pour avoir toujours 2 intervenants), etc.

La pause : vaste débat

Sur un effectif standard SSIAP, que nous conviendrons de 3 personnes, 1 chef d’équipe et 2 agents, même s’il est évidemment souhaitable d’avoir une bonne ambiance entre tout le monde, cela ne doit pas aller jusqu’à ce que les agents prennent leurs pauses ensemble, car cela reviendrait à dire que la prévention et la sécurité s’arrêtent pendant les pauses. Un agent part 5-10-15 minutes en pauses (selon diligences du chef), pendant ce temps, l’autre agent fait une ronde ou garde le poste de sécurité ou encore opère une action non dangereuse (puisque seul et pas en binôme), et le chef d’équipe quant à lui garde le PC si le second agent est dehors, sinon, il est lui-même sur une autre mission (formation, ronde complémentaire, administration de dossier, permis de feu, préparation d’un test d’entretien de connaissance…).

La pause se prend pleinement, et à un endroit approprié (salle de pause, réfectoire, espace fumeur, etc.). Elle ne se prend pas au poste de sécurité (ça évite les réponses toutes faites au chef quand il rentre au PC et voit une situation anormale…), dans un couloir ou accoudé à l’accueil de l’hôtesse… Les agents et chefs d’équipes ne se rendent pas compte, mais c’est là qu’on les observes, qu’on les juges et qu’on se forge un avis à la fois sur eux et sur le métier.

La pause est tracée sur la main courante. Ce n’est pas une honte, c’est un droit, cependant, c’est aussi un devoir de reconnaître qu’on l’a prise.

Mentalité : SSIAP profession de Foi?

Une phrase à bannir : « j’ai terminé mon boulot ».
Tant que nous sommes en poste, notre travail n’est jamais terminé. Nous sommes chargés de la Prévention et de la Sécurité contre l’incendie et les risques de paniques ; à ce titre notre travail ne se termine qu’au moment où notre vacation se termine, pas avant. Quand notre vacation se termine, un autre prend notre place et ainsi de suite…

Le FOND

Une fois que vous aurez réglé la Forme, et que vous aurez des agents et chefs d’équipes qui sont habillés correctement, qui font leurs rondes de vérifications équipés et avec assurance, que les pauses sont bien réglées dans l’espace et dans le temps, il sera temps de vous attaquer au Fond !

Que doit faire et que peut faire un SSIAP sur une vacation de 12 heures de jour et 12 heures de nuit !?

Organisation : les outils
Personnellement j’utilise comme outil, quelque chose de simple : Outlook.

Ce logiciel qui me sert à communiquer avec l’équipe opérationnelle par mail, dispose de 2 magnifiques options : le calendrier et une liste de tâches.

On créera donc un calendrier SSIAP dans lequel on viendra déverser toutes les activités prévisionnelles du service.

RAPPEL : les missions d’un service

Basez-vous sur les attentes de l’article MS 46 : 6 missions spécifiques agrémentant une mission générale.

Pour mémoire : MS 46 Paragraphe 2
Ce service assure la sécurité générale (donc pas exclusivement incendie…)dans l’établissement et a notamment (donc pas exclusivement, mais prioritairement…)pour mission :
a) De connaître et de faire appliquer les consignes en cas d’incendie, notamment pour ce qui concerne les dispositions mises en œuvre pour l’évacuation des personnes en situation de handicap ;

b) De prendre éventuellement, sous l’autorité de l’exploitant, les premières mesures de sécurité ;

c) D’assurer la vacuité et la permanence des cheminements d’évacuation jusqu’à la voie publique ;

d) De diriger les secours en attendant l’arrivée des sapeurs-pompiers, puis de se mettre à la disposition du chef de détachement d’intervention des sapeurs-pompiers ;

e) De veiller au bon fonctionnement du matériel et des équipements de protection contre l’incendie, d’en effectuer ou de faire effectuer les essais et l’entretien (moyens de secours du présent chapitre, dispositif de fermeture des portes, de désenfumage, d’éclairage de sécurité, groupes moteurs thermiques-générateurs, etc.) ;

f) D’organiser des rondes pour prévenir et détecter les risques d’incendie et de panique, y compris dans les locaux non occupés.

Journée/Nuit d’une équipe : recette à personnaliser

D’abord les bases : procédure de prise de service avec passation de consignes de l’équipe descendante, les différentes pauses (1 par agent le matin, le midi et l’après-midi), la procédure de fin de service.

Les journalières récurrentes incontournables : ronde d’ouverture de l’établissement, surveillance de l’accessibilité des voies engins pendant les heures d’arrivées du personnel, ronde préventive des locaux techniques à risques, ronde préventive en milieu d’activité, maintenance préventive/curative de zone (éclairage de sécurité, signalétique,…), entretien des connaissances (théorique et/ou pratique : manœuvre).

Les périodiques récurrents: essais des groupes électrogènes ou simplement vérification des niveaux, essais des sprinklers, vérification des raccords ZAG, accompagnement d’un vérificateur (extincteurs, RIA, SSI…), inventaire des nécessités (EPI usage unique, main courante, stylos, agrafes, feutres…), réaliser une manœuvre, assurer une formation ou réaliser une sensibilisation…

Les temporaires ou exceptionnelles : ronde préventive sur lieux de travaux en lien avec un plan de prévention ou un permis de feu, délivrance de permis de feu, établissement d’un plan de prévention ou d’un protocole de sécurité, établissement d’un périmètre de sécurité…

Une fois tout ça mis dans le planning de la journée ou de la nuit, il ne reste pas beaucoup de place.

Le temps : c’est le nerf de la guerre!

Tout l’art est donc de quantifier le temps que va prendre chaque tâche d’une part, en gardant à l’esprit la loi de Parkinson :  

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »,
et d’autre part les lois de Illich :

« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative »,
et de Carlson :

« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».
On voit ici que, quand on veut bien faire les choses, ce n’est pas si simple…

La liste des tâches : complément du calendrier

Certaines tâches nécessitent juste un rappel car elles doivent être faites à un moment précis et ne prennent pas un quart d’heure à faire (pour mémoire, ¼ d’heure est le temps minimum d’un événement sur le calendrier Outlook)… Un appel téléphonique, une zone à remettre en service, donner une instruction; procéder à une vérification sur écran, etc… la liste est sans fin.

Donc pour ce type de tâche, on utilisera la liste des tâches d’Outlook. Cela permet de configurer une tâche à faire , lui donner un début et une fin, une priorité, et un état d’avancement. Une fenêtre popup s’active au moment voulu de démarrage que vous pouvez configurer, et l’opérateur doit saisir l’action en cliquant(fait ou pas fait encore).

L’organisation de cette vacation, qu’elle soit de jour ou de nuit, est du ressort d’un chef d’équipe (qualification diplôme SSIAP 2). Toutefois, s’ils étaient formés à le faire en sortant de “l’école” ça se saurait. C’est pourquoi, il est du devoir du chef de service d’organiser son service de telle manière à ce que ses chefs d’équipes puissent acquérir ces compétences, qui sont donc un outil nécessaire à la bonne marche du service.

La répartition des activités du service se fait donc sur la base de 3 personnes opérationnelles 1 chef d’équipe et 2 agents, dont l’un des deux peut être détourné de sa mission (si besoin) du moment qu’il reste présent, disponible et joignable immédiatement.

L’article MS 46 nous donne les missions principales d’un Service et sa composition, mais c’est l’arrêté modifié du 02 mai 2005 qui précise QUI doit plus précisément faire QUOI.

Je disais plus haut, qu’il est du devoir du chef de service d’organiser le service, voici ce que dit l’arrêté à ce sujet :

Les chefs de service de sécurité incendie ont pour missions (annexe I, chapitre 3) :
1- le management du service de sécurité ;

 Principales tâches

* Organisation et fonctionnement du service
* Planification de la formation en matière de sécurité
* Organisation des programmes de manœuvres
* Contrôle du respect par son service du droit du travail
 2- le conseil du chef d’établissement en matière de sécurité incendie ;

3- l’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;

4- le suivi des obligations de contrôle et d’entretien (tenue des registres et de divers documents administratifs concourant à ce service).

Je disais aussi plus haut, qu’il est du ressort d’un chef d’équipe d’organiser le planning de la vocation de l’équipe, voici ce que dit l’arrêté à ce sujet :

Les chefs d’équipe des services de sécurité incendie ont pour missions (annexe I, chapitre 2) :
1- le respect de l’hygiène et de la sécurité du travail dans ses aspects de sécurité incendie ;

2- le management de l’équipe de sécurité ;

 Principales tâches

* Élaboration des plannings de son équipe
* Programmation des activités
* Vérification des acquis
* Contrôle des activités
* Passation des consignes
3- la formation du personnel en matière de sécurité contre l’incendie ;

4- la prévision technique encadrée par les règlements de sécurité (lecture et manipulation des tableaux de signalisation, délivrance des permis feux…) ;

5- l’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ;

6- l’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;

7- la direction du poste de sécurité lors des sinistres.

A noter que les précisons importantes de l’esprit du texte se trouvent non pas dans l’article 2 du chapitre 1er de l’arrêté du 02 mai 2005 modifié, mais bien dans l’annexe 1 qui outre les conditions d’emploi, détail les activités exercées.

Concernant l’agent de sécurité incendie, les 8 missions qu’on attribue principalement sont :

Les agents des services de sécurité incendie ont pour missions (annexe I, chapitre 1er) :
– la prévention des incendies ;
– la sensibilisation des employés en matière de sécurité contre l’incendie et d’assistance à personnes ;
– l’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ;
– l’alerte et l’accueil des secours ;
– l’évacuation du public ;
– l’intervention précoce face aux incendies ;
– l’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;
– l’exploitation du PC de sécurité incendie.
Fort de toute cette matière, il est assez simple de créer une organisation sur le papier, afin de faire des journées riches, qui ne se ressemblent pas.

Les calendriers : outil indispensable pour savoir Qui doit Faire Quoi et Quand

Là où le chef de service aura créé les différentes activités, associées à une consigne précisant les modalités d’exécution de chacune, le chef d’équipe établira pour chaque vacation les activités à réaliser, en les insérant dans les espaces restants (laissés par les activités journalières récurrentes incontournables).

Exemple dans mon service…

Nous avons créé 4 calendriers, ce qui est la limite d’affichage simultanée pour Outllook :

Service incendie
Chef d’équipe
Agent 1
Agent 2

Le premier Calendrier est l’interface entre le service et le chef de service ou encore le reste de l’institution, c’est le point d’entrée, c’est là que l’on pose le travail à faire. Par exemple, un contrôleur technique doit passer jeudi de 10h00 à 12h00 et je souhaite qu’il soit accompagné, je vais donc créer un Rdv d’activité dans le calendrier 1.

Le chef d’équipe décide que l’accompagnement du contrôleur ne nécessite pas son expertise particulière, il délègue cette mission à un agent, disons le n°1. L’activité est alors copiée de 10h00 à 12h00 dans le calendrier n°3.

Que dire d’autre ? Précisons quelques évidences…

Le poste de sécurité doit être occupé en permanence par une personne au moins, n’est-ce pas? 

Donc, si j’aligne côte à côte les calendriers 2,3 et 4, je devrais voir se succéder la passation de garde du poste d’un agent à l’autre sur toute la durée de la vacation.

De la même manière, je verrai apparaître les différentes pauses du chef d’équipe et de ses deux agents, et je pourrais constater qu’elles ne sont pas prévues au même moment, assurant ainsi toujours une présence terrain et une présence au poste de sécurité tout au long de la vacation.

 En résumé, après prise en compte de toutes les sollicitations entrantes sur le calendrier n°1, qui viennent s’ajouter à toutes activités journalières récurrentes incontournables, le chef d’équipe complète le planning de la journée de son équipe sur la base des missions définies par le MS 46, et effectuées chacune à son niveau par le personnel de l’équipe.

Ainsi la 6e mission du MS 46, la mission f) précise que le service se doit :

d’organiser des rondes pour prévenir et détecter les risques d’incendie et de panique, y compris dans les locaux non occupés.
Si tout le monde sait que la ronde préventive est du ressort de l’agent

Annexe 1 : Activité agent : Rondes de sécurité et surveillance des travaux

Principales tâches :

* S’assurer de la vacuité des accès des secours et des dégagements des occupants

* Contrôle visuel

* Signalement au PCS

* Mesures adaptées de protection

On a souvent tendance à oublier que l’annexe précise au chef d’équipe qu’une de ses activités est la ronde complémentaire :

Annexe 1 :Activité Chef d’équipe : Rondes complémentaires de sécurité

Principales tâches :

* Contrôle visuel

On remarquera d’ailleurs une plus grande précision dans l’annexe 1 sur les activités des uns et des autres, que dans l’article 2 de l’arrêté qui reste très général. Afin d’avoir un peu plus de clarté je les nommerai ci-dessous par des lettres.

Là où l’article 2 n’en précise que 8 pour un agent de sécurité incendie SSIAP 1, l’annexe 1 précise 10 activités :

ACTIVITÉS EXERCÉES PAR : un agent de sécurité incendie
Activités principales

A* Entretien et vérifications élémentaires des installations et équipements de sécurité

B* Application des consignes de sécurité

C* Lecture et manipulation des tableaux de signalisation

D* Rondes de sécurité et surveillance des travaux

E* Surveillance du PC

F* Appel et réception des services publics de secours

G* Secours à victimes

H* Assistance à personnes

I* Mise en œuvre des moyens de secours et de mise en sécurité

Activités complémentaires

J* Sensibilisation des employés à la sécurité incendie

Là où l’article 2 n’en précise que 7 pour un chef d’équipe, l’annexe 1 précise 13 activités :

ACTIVITÉS EXERCÉES PAR : un chef d’équipe
Activités principales

A* Hygiène et Sécurité du travail dans ses aspects de sécurité incendie

B* Management de l’équipe de sécurité

C* Compte rendu aux autorités hiérarchiques

D* Application des consignes de sécurité

E* Lecture et manipulation des tableaux de signalisation

F* Rondes complémentaires de sécurité

G* Chef du PCS en situation de crise

H* Instruction des agents Niveau 1 et contrôle des connaissances

I* Entretien et vérification élémentaire des installations de sécurité

J* Gestion des incidents ascenseurs

K* Accompagnement de la commission de sécurité incendie et d’accessibilité

Activités complémentaires

L* Délivrance des permis de feu

M* Formation des autres personnels

Là où l’article 2 n’en précise que 4 pour un chef de service, l’annexe 1 précise 6 activités :

ACTIVITÉS EXERCÉES PAR : le chef de service
Activités principales

A* Management et gestion du service de sécurité

B* Conseil du chef d’établissement ou de son représentant en matière de sécurité incendie

C* Participation à la gestion des risques quotidiens et lors de la réalisation de travaux

D* Correspondant des commissions de sécurité et d’accessibilité

E* Suivi des obligations de contrôle et d’entretien des installations techniques de sécurité

Activités complémentaires

F* Suivi budgétaire du service

Chacune de ces activités est ensuite détaillée dans l’annexe à titre d’exemple.

Par exemple, la mission A (selon l’annexe 1) de l’agent de sécurité incendie : Entretien et vérifications élémentaires des installations et équipements de sécurité, 

qui correspond à la mission 3 (selon l’article 2) de l’agent de sécurité incendie : l’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ;

Est détaillée comme suit :

Activité : Entretien et vérifications élémentaires des installations et équipements
Principales tâches

* Maintenance préventive des éléments de sécurité

* Maintenance curative de base

* S’assurer que les équipements ne recèlent pas d’anomalie par rapport à leurs référentiels (notices-consignes…)

Principaux outils techniques et moyens à mettre en œuvre

* Outillage basique, connaissance de l’outillage

Vous noterez que cette mission de l’agent de sécurité incendie est en lien direct avec l’une des 6 missions du service disposée par l’article MS 46, la 5e, la mission e) à savoir : De veiller au bon fonctionnement du matériel et des équipements de protection contre l’incendie, d’en effectuer ou de faire effectuer les essais et l’entretien (moyens de secours du présent chapitre, dispositif de fermeture des portes, de désenfumage, d’éclairage de sécurité, groupes moteurs thermiques-générateurs, etc.) ;

Cette mission générale, comme je l’expliquai plus haut va s’appliquer à chaque échelon de votre service, mais d’une manière différente. 

Ainsi pour répondre à cette mission e) du MS 46 le chef d’équipe aura quant à lui sa mission mission I (selon l’annexe 1) du chef d’équipe de sécurité incendie : Entretien et vérification élémentaire des installations de sécurité, 

qui correspond à la mission 5 (selon l’article 2) du chef d’équipe de sécurité incendie: l’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ; 

Mais qui bien qu’elle lui ressemble ( les plus observateurs d’entre vous auront remarqués l’absence du mot “équipement” comparativement à l’agent) vous constaterez qu’elle est très différente dans son détail :

Activité : Entretien et vérification élémentaire des installations de sécurité.
Principales tâches

*Suivi du plan de contrôle réglementaire

Principaux outils techniques et moyens à mettre en œuvre

*Bureautique

On voit donc clairement ici, qu’il s’agit d’une tâche essentiellement administrative pour le chef d’équipe, de quoi créer une petite révolution sur le partage des tâches dans certains services…

Afin de finir de vous convaincre (dès fois que vous résistiez…) sur l’application différente du MS 46, voici comment cette mission e) s’applique sur le chef de service :

Pour répondre à cette mission e) du MS 46 le chef de service aura quant à lui sa mission E (selon l’annexe 1) du chef de service de sécurité incendie : Suivi des obligations de contrôle et d’entretien des installations techniques de sécurité, 

qui correspond à la mission 4 (selon l’article 2) du chef de service de sécurité incendie : le suivi des obligations de contrôle et d’entretien (tenue des registres et de divers documents administratifs concourant à ce service). 

Voici comment l’annexe 1 la détaille :

Activité : Suivi des obligations de contrôle et d’entretien des installations de sécurité
Principales tâches

* Organise les opérations de maintenance préventives des installations et équipements de sécurité

* Planifie et provoque l’exécution des contrôles réglementaires

* Annexe les rapports au registre de sécurité

Principaux outils techniques et moyens à mettre en œuvre

* bureautique

 Là aussi, sans surprise, une action très administrative.

Voilà! Donc lorsque vous entendez encore dire qu’un chef d’équipe, un SSIAP 2, c’est qu’un agent juste mieux payé… C’est juste qu’ils n’ont soit pas de chef de service, soit qu’il est très mauvais… Désolé de le dire!

Il est du devoir d’un chef de service, d’instruire et de faire évoluer les équipes!

Posez simplement cette question aux personnels du SSIAP, demandez leur : “quel est votre travail ?” En général vous allez pas être déçu, tellement la réponse sera éloignée de tout ce que je viens de dire.

PARADOXE! Revenons 2 secondes sur la “FORME”, l’image que l’on donne de nous, de notre métier. Combien de fois entend t’on : “Ce n’est pas mon travail!”. Comment peut on à la fois ne pas savoir ce qu’est son travail mais savoir avec précision ce qu’il n’est pas!? Surtout lorsqu’il est donné par le chef de service!? La faute à qui??? Encore au chef de service!

C’est au RESPONSABLE d’en être le RESPONSABLE.

Prenons à titre d’exemple comment j’ai organisé les choses dans notre service.

Vous avez remarquez qu’en activité (H de l’annexe 1) les chefs d’équipes sont chargés du contrôle et de l’entretien des connaissances des agents de niveau 1.

Dans mon service, nous le faisons chaque jour et chaque nuit, donc une fois par vacation. Nous différençons la théorie de la pratique. La semaine faisant 7 jours, nous faisons 4 entretiens des connaissances théoriques, et 3 manœuvres pratiques (fois 2 puisque jour et nuit).

Et s’il y a bien une chose à laquelle je tiens, c’est que chaque membre de mon service, connaisse par cœur, les missions du service, ses missions à lui et celle de son N-1 et de son N+1, et qu’il sache à quelle mission du MS 46 chacune de ses missions est liée. Ceci permet de qu’ils comprennent mieux comment tout cela fonctionne et s’organise, cela évite donc deux choses : 

d’entendre des phrases comme “Ce n’est pas mon travail!” à tout bout de champ…

d’avoir des agents et des chefs d’équipes qui se marchent sur les pieds (chacun son travail et ses activités), ou qui ne savent pas répondre à la question “En quoi consiste votre travail?”
Bien entendu… Ça aussi, ça prend un peu de temps et de place dans l’emploi du temps de l’équipe de la journée. Car le chef d’équipe devra aussi bien préparer l’entretien de connaissance (ou la manœuvre), que le réaliser et le corriger (cours de rattrapage en cas de mauvaise note ou débriefing et reconditionnement du matériel et de la zone en ce qui concerne les manœuvres).

La main courante est remplie, et permet de discerner ce qui a réellement été fait au regard de ce qui était prévu dans la journée. La règle étant donc : 

Calendrier = prévisionnel = le “Plan”
et comme rien ne se déroule malheureusement jamais exactement comme prévu… Il y a la main courante.

Main courante = le réel = ce qui a véritablement été réalisé, par QUI et QUAND.

A ça vont s’ajouter 2 autres outils de management de l’organisation :

Le compte rendu par e-mail de vacation (2 par 24 heures donc). Contrairement à la précision de la main-courante, il est synthétique et n’y figure que ce qui est digne d’attention pour le chef de service. Cela amène donc les chefs d’équipes à apprendre à filtrer et synthétiser (voir leur mission C de l’annexe 1). Des mots clés seront utilisés et permettront au chef de service qui sera sollicité tardivement, de pouvoir lancer une recherche dans sa base de donnée de mails envoyés du poste de sécurité. Autre avantage, qui n’est pas forcément bien… Ça permet de rester toujours connecté à son service et de savoir au moins une fois toutes les 12 heures, ce qui se passe, particulièrement utile quand on est en déplacement pour éviter d’être informé par la direction en premier et être pris de cours, ce qui est toujours désagréable.

Bon je sais que ça ne se marrie pas très bien avec le droit à la déconnexion… Ma position est que le droit n’est pas un devoir… personne ne m’oblige, et jusqu’à preuve du contraire, tant que je suis volontaire et que je me plains pas, rien ne me l’interdit, n’est-ce pas???

La TODO List, établie en début de vacation juste après avoir terminé d’avoir rempli son planning d’activité, le chef d’équipe écrit l’ensemble des activités prévues par l’équipe sur une feuille à la forme de tableau. C’est à la fois une check list, qui permettra de savoir si les choses ont été faites, et une priority list.

Pour chaque activité, le chef d’équipe va déterminer grâce à une échelle convenue, un niveau d’urgence de réalisation de cette activité(absolument à faire aujourd’hui? Devait être déjà fait hier? Peut être éventuellement remis à demain? Doit être fait à une heure précise aujourd’hui?), et un niveau d’importance de réalisation (conséquence si c’est mal fait, induisant qui va le faire pour être sûr du résultat). La somme des deux critères fait émerger un niveau de priorité. Les niveaux de priorité les plus bas sont les variables d’ajustement d’activité, lorsque l’imprévu frappe : une alarme feu qui engendre 2 heures de réarmement de dispositifs de sécurité qui ont été actionnés, ça doit être traité tout de suite, et il va donc falloir annuler certaines choses que l’on avait prévues en contrepartie…

Comment choisir? Et bien grace à cette cotation!

Outre pour cette raison, cette obligation de cotation permanente a un double intérêt, celui d’apprendre au chef d’équipe à penser différemment pour mieux s’organiser, notamment en période de crise, savoir traiter et discriminer les urgences et les choses importantes. C’est donc un entraînement doux, au long court…

EXEMPLE GLOBAL

A la fin pour le chef de service, tout se recoupe ! Imaginez…

Il est 09h00, vous arrivez au bureau. Le service de votre équipe de jour a commencé depuis déjà une heure à 08h00. Vous prenez connaissance des événements de la nuit en lisant le mail que l’équipe de nuit vous a adressé à 08h00 à sa fin de service. Vous apprenez qu’une alarme feu engendrée par une fuite d’eau les a occupés une bonne partie de la nuit (sauvegarde des meubles, barrage de la fuite, aspiration et nettoyage de l’eau, puis remise en position des DAS); le chef d’équipe précise que le contrôle de zone prévu cette nuit, (une activité qui consiste à tout vérifier, moyens d’extinction, signalétique, digicodes, clés, éclairage de sécurité, consignes…) dans une zone délimitée n’a pas pu être réalisé. C’est une activité cotée en Urgence 1 (c’est à dire reportable un autre jour). Vous jetez un œil rapide au calendrier A Outlook, celui du service, et constatez qu’il est déjà bien rempli pour aujourd’hui, mais pas encore complètement, probablement que le chef d’équipe de jour travaille encore dessus à cette heure.

Vous allez dire bonjour à l’équipe au poste de sécurité.

A cette heure-ci, vous y trouvez le chef d’équipe qui s’affaire à terminer effectivement de remplir le planning A, et de dispatcher le travail sur les calendrier B, C et D, tout en répondant à la Radio (en respectant le protocole) à l’agent qui termine sa ronde d’ouverture de l’établissement (Mission b) du MS 46), sa TODO List sous le coude est remplie, il ne lui reste qu’à la coter.

Vous récupérez la TODO List que l’équipe de nuit à laissée à votre attention, et sans surprise, vous remarquez que le contrôle de zone qui était prévu n’est pas coché comme étant une action ayant été réalisée. Vous demandez au chef d’équipe de jour s’il est bien au courant, mais oui de toute évidence, car votre consigne sur la TODO List impose que le Chef de l’équipe montante contresigne la TODO List de l’équipe descendante (voir la photo plus haut), et vous voyez bien sa signature en bas. Il vous répond qu’il a prévu de rattraper le travail cet après midi, l’activité est d’ailleurs prévue à 15h00, chose que vous pouvez observer sur le calendrier A et aussi sur le D, car il a décidé que ce sera fait par l’agent n°2.

Conclusion

 Tout ça pour dire au final, que si les choses sont un peu organisées, on obtient deux choses :

Un service perçu différemment autant sur le fond que sur la forme par l’ensemble de l’institution et de ses usagers. Evidemment, cet effet a un impact positif sur les membres du service de sécurité incendie qui le ressentiront. Je ne vous ferai pas l’affront de vous renvoyer aux différents besoins de la pyramide de Maslow, mais vous conviendrez que beaucoup de SSIAP sont bloqués à l’étage de la reconnaissance…

Les quelques outils décrits dans cet article, additionnés à cette nouvelle perception du SSIAP par l’institution qu’il protège, rendent d’autant plus difficile d’aller trouver le chef de service du SSIAP pour lui demander que les agents rangent les caddies, livre le courrier, poussent les corps à la morgue, etc… En effet, il sera facile de démontrer que les journées sont déjà intégralement remplies grâce aux calendriers Outlook, que la vie de l’établissement et ses imprévus empêche déjà régulièrement de remplir comme prévu les doléances normales du service, et placera donc l’institution dans cette situation inconfortable : celle de décider quelles sont les missions réglementaires organisées par le service qui doivent être éliminées au profit de missions annexes sans rapports…

En conclusion, les chefs de service, mes confrères, sont tout autant responsables de la situation que les agents, et chefs d’équipes qui les premiers auraient dû se rendre compte que la nature ayant horreur du vide, ils ne pourraient pas indéfiniment être payés à faire des rondes qui se suivent et se ressemblent sans que l’on ne leur demande de remplir quelques tâches dont personnes ne peut (ne veux plus?) s’acquitter.

Ainsi doit commencer la réappropriation de notre métier. Demain ne doit pas ressembler à hier. Terminé l’agent de sécurité incendie dragueur, accoudé sur le comptoir de l’hôtesse avec un café dans la main (pas si cliché que ça…).

Place à une bande d’experts, fiables, organisés, pro. et occupés.

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