Registres de sécurité : « papier » ou « dématérialisés »? (incendie)

Mise au point de la CCS lors de la réunion du 5/07/12.

Donc oui, la dématerialisation d’un registre de sécurité est possible … sous conditions !

PROBLEMATIQUE

Le préfet des Bouches-du-Rhône souhaite poser des questions à la commission centrale de sécurité relatives au renseignement des registres de sécurité qu’ils soient sous forme « papier » ou « dématérialisée ».
Compte tenu de la portée juridique des renseignements mentionnés sur les registres de sécurité, ces questions pratiques sont essentielles dans le déroulement d’une commission de sécurité.

I – REGISTRE DE SECURITE PAPIER :

Actuellement lors des contrôles, les organismes agréés et les techniciens compétents apposent la date, le nom du vérificateur et l’objet des vérifications au registre de sécurité.

La question qui se pose est de savoir, si en plus de ces mentions, les organismes agréés et les techniciens compétents doivent apposer un cachet sur leur signature, afin de certifier la réalité des informations inscrites au registre.
Plusieurs organismes de contrôle estiment ne pas avoir à le faire, les rapports devant être annexés au registre et ces derniers certifiant la réalité des renseignements.

II – REGISTRE DE SECURITE DEMATERIALISE :

Lors de sa séance du 5 septembre 2002, la commission centrale de sécurité a estimé que la réglementation rendait possible l’utilisation d’un registre de sécurité électronique à distance, si :
– celui-ci répondait aux exigences de l’article R 123-51 du code de la construction et de l’habitation,
– les inscriptions contenues dans ce registre pouvaient être consultées et imprimées à tout moment, sachant qu’elles étaient authentifiées par la signature du chef d’établissement ou de son représentant, cette signature ayant la même force probante que la signature manuscrite.

Or, désormais des difficultés pratiques se posent sur le renseignement de ces documents, sachant que la société Leroy Merlin a prévu la généralisation de ce type de registre, au niveau national, à compter du début de l’année 2012.
Les questions qui sont posées émanent à la fois des bureaux de contrôle qui ont l’obligation réglementaire de renseigner ces registres et des commissions de sécurité qui contrôlent ces documents.

Question 1 :
L’apposition d’un tampon doit-elle être exigée ou pas pour les bureaux de contrôle, ainsi que pour les techniciens compétents ?
Réponse : Non, la signature sur le registre de sécurité de l’ERP est suffisante. La date, le nom du ou des vérificateurs et l’objet des vérifications doivent également être mentionnés (idem à l’application de GE 10).

Question 2 :
–  Qui renseigne le registre ? l’organisme agréé, le technicien compétent ou l’exploitant sur présentation des rapports ?
Réponse : L’exploitant ou son représentant doit tenir à jour le registre de sécurité. Il présente le document à la signature des organismes agréés ou des techniciens compétents qui interviennent pour les vérifications ou l’entretien des installations.

– Comment les commissions de sécurité contrôlent-elles la fiabilité des renseignements portés sur ce document, hormis la possibilité de demander une extraction papier ?
Réponse : L’exploitant est responsable de la tenue à jour du registre et de toutes les informations qui y sont inscrites. Même sous forme « dématérialisée », un droit d’accès personnalisé est donné permettant une traçabilité des rédacteurs lors de l’insertion ou de la modification des informations dans le registre de sécurité. Aussi, une validation est demandée lors de l’enregistrement des données : cela représente un engagement juridique de l’exploitant.
La commission de sécurité demande à se faire présenter les rapports de vérifications ou les relevés de vérifications pour contrôler la fiabilité des renseignements, qui demeure de la responsabilité de l’exploitant.

– Qui est responsable de la valeur de ces renseignements ?
Réponse : L’exploitant.