AUDIT DE L’EXERCICE DE LA TUTELLE SUR LES OPERATEURS DU MINISTERE DE L’INTERIEUR

RAPPORT PARTICULIER C MAITRISE DES RISQUES DANS L’EXERCICE DE LA TUTELLE SUR LE CONSEIL NATIONAL DES ACTIVITES PRIVEES DE SECURITE  – CNAPS

Il est intéressant de noter que cet audit indique qu’il faut s’interroger sur la pertinence du maintien de la délégation aux coopérations de sécurité… 

1.5 Préconisations en vue d’une meilleure maîtrise des risques stratégiques

1. Mettre en place un comité de suivi du COP, permettant notamment de discuter des évolutions éventuelles du contrat. Dans le cadre de ce comité, organiser un rendez-vous stratégique par an permettant un échange entre l’opérateur et l’Etat avant la fixation des objectifs stratégiques annuels par ce dernier.

2. Enrichir les lettres annuelles d’objectifs avec des objectifs précis, des indicateurs de performance et de gestion, des cibles et l’explicitation des modalités de détermination de la part variable de rémunération allouée au directeur.

3. Organiser tous les ans une discussion et un vote en conseil d’administration sur les orientations générales de l’établissement.

4. Conduire une réflexion sur les dispositifs correctifs mobilisables en cas de non atteinte des cibles de performance ou de gestion par l’opérateur.

2.5 Préconisations en vue d’une meilleure maîtrise des risques d’organisation

1. Désigner le secrétaire général comme autorité de tutelle du CNAPS et le faire entrer en cette qualité avec voix délibérative au collège, en lieu et place du chef de l’IGA.

2. S’interroger sur la pertinence du maintien de la délégation aux coopérations de sécurité et, dans l’affirmative, repenser son positionnement au sein du ministère et clarifier l’articulation entre la DLPAJ, le CNAPS et cette délégation s’agissant des relations avec les professionnels de la sécurité privée et la production de normes.

3. Désigner un responsable délégué de la tutelle (choix à faire une fois les points 1 et 2 traités).

4. Assurer la majorité à l’Etat au sein du collège : donner aux représentants du conseil d’Etat et de la cour de cassation voix consultative ; resserrer la composition du collège.

3.5 Préconisations pour une meilleure maîtrise des risques de fonctionnement

1. Prendre pleinement en compte la dimension financière de la tutelle sur le CNAPS par une articulation mieux définie entre l’autorité de tutelle et la DEPAFI, responsable de programme, dans l’exercice de la tutelle sur l’opérateur, quelle que soit l’autorité de tutelle retenue.

2. Mettre en place un « comité de tutelle » présidé par l’autorité de tutelle et réunissant les directions les plus concernées du ministère de l’intérieur (DLPAJ, DMAT, DSIC, DEPAFI, DCS, DGPN, DGGN) et les ministères siégeant au collège, afin de définir une fois par an les grandes orientations à discuter avec le CNAPS lors du rendez-vous stratégique (cf. supra) en vue de la fixation par l’Etat des orientations stratégiques de l’opérateur.

3. Accompagner l’opérateur dans l’actualisation des conventions de prestations support signées au moment de sa mise en place et organiser son accès effectif à l’expertise des services immobiliers et des achats du ministère. Deux schémas sont envisageables, au choix de l’autorité de tutelle : soit une intermédiation systématique de celle-ci entre l’opérateur et les services concernés ; soit la passation de conventions entre l’opérateur et ces services, avec information et accord de l’autorité de tutelle.

4.5 Préconisations pour une meilleure maîtrise des risques de pilotage

1. En régime de croisière du CNAPS, s’interroger sur l’opportunité de conserver le mode de gouvernance actuel ou d’évoluer vers une distinction plus classique entre les fonctions de président de l’organe de gouvernance (désigné par décret sur proposition du ministre de l’intérieur) et de directeur exécutif de l’établissement.

2. Revoir la conception des lettres annuelles d’objectifs, afin de les adosser au COP ou de justifier les écarts par rapport à celui-ci, d’y inscrire des objectifs précis, assortis d’indicateurs et de cibles de performance et de gestion. Y expliciter les conditions d’attribution de la part variable de rémunération du directeur du CNAPS.

3. Conduire une réflexion conjointe entre la DLPAJ, la DEPAFI en sa qualité de responsable de programme et le CNAPS sur les indicateurs de performance et de gestion de l’opérateur utiles pour la direction de tutelle, en tenant compte des besoins de la DEPAFI.

4. Mettre en place ce tableau de bord de pilotage de l’opérateur (présentation synthétique des indicateurs d’activité, ajout d’indicateurs de performance, enrichissement des données de gestion en lien avec la DEPAFI et ajout d’un volet d’interprétation des résultats) et le partager avec la DEPAFI.

5. Ajuster les dispositions du code de la sécurité intérieure pour organiser la continuité de l’opérateur en cas d’empêchement du directeur.

6. Finaliser la cartographie des risques de l’autorité de tutelle et y développer un zoom sur les risques liés à l’activité de l’opérateur.

7. Accompagner le CNAPS dans l’approfondissement du contrôle interne financier et le développement du contrôle interne dans d’autres domaines.

8. Evaluer régulièrement le dispositif de contrôle interne de l’opérateur, qu’il s’agisse de contrôle interne financier (DEPAFI) ou non financier (direction de tutelle).

5.5 Préconisations pour une meilleure maîtrise des risques financiers

1. Développer une approche anticipatrice sur l’évolution des dépenses de l’opérateur. Actualiser les conventions signées avec les directions et services support en 2012 et 2013 et les compléter pour organiser l’accès effectif du CNAPS à l’ensemble des services support du ministère, à des fins de maîtrise de ses dépenses et d’optimisation de sa gestion.

2. Elaborer en lien avec la DEPAFI un tableau de bord de gestion comprenant des indicateurs budgétaires (rentrée de recettes, rythme d’exécution des dépenses) et des indicateurs financiers (fonds de roulement et sa variation, trésorerie). Analyser régulièrement ces tableaux de bord (cf. recommandation 2 sur les risques de pilotage) afin de détecter au plus tôt les difficultés naissantes.

3. Formaliser la tenue d’un dialogue de gestion deux fois par an entre la DLPAJ, la DEPAFI et le CNAPS et éclairé par le tableau de bord de gestion (une réunion de cadrage N en septembre N-1 et une réunion de suivi au printemps N).

4. Approfondir la mise en œuvre du contrôle interne financier (déploiement effectif des actions prévues et enrichissement progressif) et évaluer régulièrement le dispositif mis en place par l’opérateur. Etendre la démarche au niveau territorial dans une perspective d’homogénéisation et d’amélioration de l’efficience.

6.5 Préconisations pour une meilleure maîtrise des risques de ressources humaines

1. Désigner un responsable délégué de la tutelle et ajuster en conséquence la fiche ou l’avis de vacance du poste correspondant. Définir le profil recherché en prenant en compte non seulement la capacité de réflexion stratégique, des qualités d’animateur de réseau et des compétences de gestion mais aussi la dimension métier de l’activité de l’opérateur. Valoriser la fonction de responsable délégué de la tutelle dans le classement du poste par la DMAT.

2. Donner au responsable délégué de la tutelle un pouvoir de coordination des contributions des différents services concernés afin d’être en capacité de mobiliser des compétences juridiques, gestionnaires, managériales et d’animation de réseau dans l’exercice de la tutelle.

3. Identifier des correspondants dans les directions du ministère ayant vocation à contribuer, au titre de leurs missions métier à l’exercice de la tutelle sur le CNAPS.

4. Identifier les besoins de formation des différents acteurs.

5. Développer une réflexion sur les risques déontologiques au sein de l’opérateur et accompagner la mise en place d’un contrôle interne dans ce domaine, en s’appuyant en tant que de besoin sur l’expérience de services du ministère. 

7.5 Préconisations pour une meilleure maîtrise des risques juridiques

1. Demander au CNAPS de transmettre semestriellement à l’autorité de tutelle un tableau de bord de suivi des marchés et procédures en cours. Partager ces informations avec la DEPAFI.

2. Mettre en place un suivi qualitatif des contentieux portés devant le conseil d’Etat et de leur issue.

3. Organiser deux réunions par an entre la direction de tutelle, la DEPAFI et l’opérateur pour faire un point sur les enjeux juridiques de ce dernier.

4. Accompagner le CNAPS dans la conception et le déploiement d’un contrôle interne juridique et en évaluer régulièrement l’efficacité.